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온라인 회의, 오프라인의 ‘현장감’을 취하다.

직장인들에게, 혹은 팀프로젝트를 하는 학생들에게 회의는 일상적인 일과 중 하나로 자리매김하였다. 사람들이 가지는 생각의 다양성을 조화롭게 취합하기 위해서 가장 기본적인 방법으로 ‘회의’라는 소통방식을 택하는 것에는 다들 의견이 없을 것이다. ?회의의 목적은 다른 사람들과의 대화를 매개로 생각이든, 물건이든 하나의 결과물을 도출해내는 것이다. 이 과정에서 사람들의 의견을 참고하여 각자의 의견들에게 부족한 부분을 좋은 아이디어로 보충하는 것이 포인트이다.

주로 오프라인에서 행해져왔던 회의는 정보 통신의 발달로 인해 많은 변화를 겪게 되었다. 인터넷의 발달과 더불어 디지털기기의 상용화는 온라인 메신저들을 통해서 채팅으로 회의를 가능하게 하였다. 마찬가지로 스카이프 등과 같은 인터넷 전화를 이용하여 해외에 있는 사람들도 손쉽게 회의에 참여할 수 있게 되었다. 이렇게 달라진 회의의 방식은 시간과 장소에 구애받지 않고 보다 자유롭게 회의 참여가 가능하다는 장점으로 많은 사람들의 이목을 끌었다. 하지만 이제는 당연한 것으로 여겨지는 온라인 메신저와 인터넷 전화를 이용한 회의에 사람들은 익숙함에서 오는 지루함과 불편함을 느끼게 되었다.

 

오프라인 회의 VS 온라인 회의

오프라인 회의가 가지는 가장 큰 강점은 사람들과 얼굴을 맞대고 대화를 할 수 있다는 것이다. 온라인 회의처럼 상대방의 목소리나 입력되는 문자에만 온 신경을 집중할 필요가 없다. 말하는 사람의 표정과 제스쳐에서부터 설명하는 것들을 시각화시킨 자료들을 직접 접할 수 있어 회의의 집중도와 내용에 대한 이해도를 높일 수 있다. 온라인 회의는 단순히 목소리와 문자에만 집중해야 한다는 불편함 때문에 오프라인 회의에서 느낄 수 있는 현장감이 훨씬 덜하다. 하지만 온라인 회의는 인터넷에 접속할 수 있는 컴퓨터만 준비되어 있으면 어디에서든지, 어느 시간대에 상관없이 회의에 참여할 수 있다. 공간과 시간의 제약이 오프라인 회의에 비해서 훨씬 덜하다는 장점이 온라인 회의에서 느끼는 단점(오프라인 회의에서의 현장감과 생동감 부족)을 뛰어넘기 때문에 사람들은 온라인 회의를 대화의 수단으로 선택한다.

 

온라인 회의의 불편함, 그 돌파구를 오프라인에서 찾다.

특히 스카이프와 같은 온라인 상의 전화회의를 하는 경우 오직 상대방의 목소리에만 집중할 수 밖에 없다. 때문에 많은 사람들이 이야기를 하는 경우 회의 참여자 개개인의 목소리를 완벽하게 인식하고 있지 않은 이상 지금 말하고 있는 사람이 누구인지, 어떤 위치에 있는 사람인지 한 번에 인식하기 쉽지 않다. 즉 말하는 사람이 누구인지 구분하고 있는 동안에 회의는 계속해서 진행되고 있기 때문에 온전히 그 내용을 이해하는데 어려움이 있다는 것이다.

이것이 문제가 되는 이유는 회의는 단순히 사람들이 수다를 떠는 것처럼 가벼운 대화가 아니기 때문이다. 회의에서 사람들은 새로운 아이디어에 대해서 논하고, 생각을 현실화시킬수 있는 방안을 생각해보고, 혹은 본인의 기업에 중요한 투자를 이끌어내기도 한다. 이렇게 ‘회의’는 그 자체만으로 거대한 비즈니스이며, 프로젝트이다. 업무의 중추가 되는 온라인 회의에 상호간 소통을 더욱 원활히 하기 위해서 전화회의에 오프라인회의의 장점을 덧붙인 사례들에 대해서 소개하고자 한다.

?[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=NhJHAK80n38&feature=player_embedded[/youtube]

UberConference는 온라인 회의의 장점과 오프라인 회의의 장점을 적절히 조화시킨 서비스를 제공한다. 위에서 언급하였듯이 온라인 회의는 공간과 시간의 제약을 덜어주었지만, 오프라인에서처럼 즉각적인 회의의 참여가 어렵고, 이 때문에 회의에 집중도가 현저히 떨어지게 된다. 온라인 전화회의에 참여하기 위해서는 전화번호를 찍는 것에서부터 회의룸에 들어가는 때에 거쳐야하는 인증절차가 복잡하다. 심지어 회의에 참여해서도 어떤 사람이 지금 말하고 있는지 바로 알기 어렵기 때문에 말을 할 때마다 말하는 사람은 자신이 누구인지 반복적으로 밝혀야 한다. 그래서 온라인 전화회의에서는 여러 사람이 동시에 말을 하는 상황을 상상하기 힘들다.

UberConference는 온라인 회의가 가지는 장점은 그대로 유지한 채 오프라인 회의가 가지는 즉각성과 현장감을 높이기 위해서 다음과 같은 서비스를 추가적으로 도입하였다. 우선 회의참여자들이 예정된 회의에 참석하겠다는 이메일 혹은 문자메시지를 보내면, 회의룸 입장에 필요한 번호만 입력하면 되게끔 복잡한 인증과정을 대폭 간소화하였다. 이를 통해서 오프라인에서처럼 회의에 즉각 참여할 수 있게 된다. 또한 회의 참여자들에게 제공되는 시각화된 인터페이스는 참여자들의 간략한 신상정보를 바로 확인할 수 있게 하였다. 더불어 말하고 있는 사람의 사진에는 강조 표시가 떠올라 누가 말하고 있는지 구분할 필요가 없게 된다. 또한 회의주최자로 하여금 회의의 원활한 진행을 위해서 주최자가 조절할 수 있는 운영툴들이 마련되어 있다. 회의 참여자들을 추가·제외하는 기본적인 사항 뿐만 아니라 전화 상의 회의 내용을 녹음하고, 회의의 능률을 높이기 위해 일부 음소거 기능도 추가적으로 제공한다.

UberConference보다 회의주최자의 편의를 한 층 더 높여준 Meetupcall은 맞춤화된 회의 서비스를 제공한다. 회의주최자는 회의 계획을 세우기 위해서 그들이 평소에 주로 사용하는 캘린더 앱에 회의 일정을 입력하면 된다. 구글 캘린더 앱, 안드로이드, 블랙베리, 애플 등의 기기에 기본적으로 깔려있는 캘린더앱을 이용한다. 회의에 참석할 사람들에게 회의 일정을 알리기 위해서 메일을 보내는 때에 수신자에invite@meetupcall.com을 추가적으로 입력해서 보내는 것이 이 서비스를 이용가능하게 하는 필수적인 사항이다. 이를 통해서 참여자들이 전화회의에 참여하는 방법과 그들의 위치에 기반한 내선전화번호를 포함한 설명서가 첨부된 회의 초대장이 발송되게 된다.

또한 전화 상으로 회의를 하다보면, 회의 참여자들의 회의 참석이 늦게되어 기다리게 되는 상황이 종종 발생하게 된다. 회의 참여자들이 회의를 하기 부적절한 장소와 상황에 처해 있는 경우가 있을 수 있기 때문이다. 이로 인해서 회의 주최자와 참여자들 간에 발생할 수 있는 갈등을 최소화하기 위해서 회의 참여자들이 회의 참석할 때에 옵션을 선택할 수 있도록 하였다. 참석자들이 이메일의 링크를 클릭하여 그들의 전화번호를 입력하면 그걸로 즉시 끝난다. Meetupcall에서 회의 시간이 되면 ‘자동으로 전화를 연결’ 혹은 ‘회의 참여자가 직접 발신’할 수 있도록 하였다. 뿐만 아니라 회의 참여자들의 간략한 신상정보 공개와 회의 상황을 실시간으로 녹음, 회의의 형식에 따라서 참여자들의 대화를 음소거로 설정할 수 있는 서비스는 UberConference와 거의 동일하게 제공된다.

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온라인 회의의 발전 가능성, 오프라인의 ‘현장감’을 더하자.

1. 온라인 회의 작은 불편함도 다시 보자.

온라인 전화회의를 이용하는 사람들이 느끼는 불편함들은 주로 오프라인 회의할 때에는 문제가 되지 않는 사항들이다. 때문에 온라인 회의 서비스의 개선 방향은 오프라인 회의의 장점을 받아들이는 쪽으로 이루어진다. 온라인 회의를 통해서 먼거리, 어느 시간대에나 소통이 가능하다는 장점이 있다. 하지만 온라인 회의 상의 작은 불편함들이 한 두가지가 아니다. 특히 국제 온라인 회의의 경우 국적에 따라 다른 영어말투로 인해서 바짝 귀기울여 들어야 하는 경우가 종종 생기고, 상당한 시차가 나는 경우 상대방의 나라는 지금 몇시인지 즉각적으로 파악하기가 어려워 회의의 계속적인 진행 상태에 지쳐버릴 수도 있다. 이에 대한 대비책으로 깨끗한 음질 상태를 들 수도 있으나, 영어가 말해지는 것과 동시에 옆에 녹취록처럼 문장이나 주요 단어가 기록이 된다면 서로간의 소통을 더 원할하게 할 수 있을 것이다. 마찬가지로 각자의 회의방에 상대방의 간단한 이력사항 뿐만 아니라, 그 상대방이 위치하고 있는 지역과 그 곳의 시간이 함께 표시된다면, 상대방의 컨디션을 미리 예상할 수 있을 것이다. 이런 작은 불편함들이 오프라인 회의에서 문제되지 않는 것처럼 온라인 회의에서도 이들의 해소를 통해서 ‘현장감’을 한층 더 높일 수 있다.

2. ?온라인 회의 이용자의 타겟층의 니즈 포착하기

직장인들 뿐만 아니라 대학생들, 학교 내의 학부모들 사이에서도 많은 회의가 이루어진다. 직장인들이 타지역의 사람들과 오프라인에서 직접 만나기 어려웠던 불편함을 줄이기 위해서 온라인 회의가 등장한 것처럼 다양한 회의 집단의 니즈를 반영한 온라인 회의는 어떨까? 일반적으로 어떤 한 주제에 관해서 소통을 한다는 큰 테두리 안에서 각 이용자 그룹이 가지고 있는 특징들을 회의 기능에 반영하는 것이다. 만약 팀프로젝트를 수행하는 대학생들을 그 타겟층으로 잡는다면 다음과 같은 기능들을 구상해 볼 수 있다.

직장인들 못지 않게 대학생들의 학기 중에는 매일매일이 회의의 연속이다. 팀프로젝트 수업이 대부분인 사회과학계열, 공대생들의 경우는 심지어 6개의 팀프로젝트를 수행해야 하는 경우도 다반사다. 프로젝트에 대한 팀원들 간의 의견을 조율하기 위해서 대학생들이 사용하는 프로그램은 고작 해봐야 네이트온이나, 카카오톡 뿐이다. 하지만 불가피하게 오프라인에서 회의를 해야하는 경우가 있다. 서로가 맡은 결과물들을 점검하고, 프로젝트를 완성하기 위해서 의견을 조율할 때처럼 말이다. 오프라인 회의를 위해서 깨알 같은 공강시간을 쪼개서 써야하고, 시간을 맞추기 위해서 주말에 학교를 나와야 하는 경우도 부지기수다. 대학생들이 그들의 팀프로젝트를 원활하게 진행할 수 있는 이들만을 위한 온라인 회의 기능을 추가해 본다면 그 모습은 어떤 모습을 하고 있을까.

보통 팀프로젝트를 할 때에 각 팀원들에게 업무가 배분된다. 이런 때에 언제까지 그 업무를 끝마치고, 결과물을 취합할 것인지 일정들을 세부적으로 정한다. 팀원의 과실로 인해서 업무가 하나라도 제 때 마치지 못할 경우 잃어버린 퍼즐 조각처럼 완성된 그림을 얻을 수 없게 된다. 여러 개의 팀프로젝트를 맡게 되는 경우 각각의 과제가 뒤죽박죽 되어버리기 때문에 일일히 기억하거나, 기록하지 않는 이상 지나쳐 갈 수 있다. 이런 상황을 방지하기 위해서 팀프로젝트 회의 때마다 언제까지 기한이고, 어떤 업무를 마쳐야 하는지 지속적으로 알려주는 서비스를 제공하는 것도 한 방법이 될 수 있다. 또한 이미지나 PPT와 같은 자료가 회의 상 필요한 경우 네이트온 채팅에 있는’사진함께보기’서비스가 추가되어야 한다. 자료에 대한 설명은 설명자의 PC원격조종 방식을 이용해서 간단한 메모와 형광펜 효과를 줄 수 있는 것을 통해서 온라인 회의에서도 오프라인 못지 않은 생동감을 느낄 수 있을 것이다.

 

온라인 회의의 일반화로 사람들은 그들의 생각을 공유할 수 있는 소통의 장을 더욱 넓혀갈 수 있게 되었다. 오프라인 회의를 단순히 구식으로 취급하는 것이 아닌 온고지신의 자세로 온라인 회의가 가지는 장점의 효과를 더욱 증폭시킬 수 있는 시도들이 지속적으로 이루어지고 있다. 온라인 회의를 통해서 소통의 장이 넓혀졌다면, 오프라인 회의의 ‘현장감’을 덧붙이는 시도로 그 소통의 장의 깊이와 수준이 향상할 수 있는 토대가 만들어질 것이다.

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